INDUSTRIA DE SISTEMAS ELECTRICOS INSELEC CIA. LTDA.
POLITICA COMERCIAL
INTRODUCCIÓN
INDUSTRIA DE SISTEMAS ELECTRICOS INSELEC Cía. Ltda., que en adelante la denominaremos Inselec, desarrolla dos actividades fundamentales que se describen de la siguiente manera:
Fabricación de envolventes metálicas, tableros, gabinetes, racks, canalizaciones eléctricas y accesorios para uso en la construcción, industria, energía, centros de datos, redes y telecomunicaciones, complementando con las soluciones integradas para proyectos especiales. Esta actividad, Inselec la desarrolla en su planta industrial propia y la comercializa en el mercado bajo la marca registrada BEAUCOUP.
Venta al por mayor y menor de equipos y materiales eléctricos transaccionales para protección y distribución en media y baja tensión, control y automatización industrial, medición y calidad de energía, sistemas de canalización para cableado estructurado, misceláneos y accesorios para instalaciones eléctricas, etc. Esta actividad es desarrollada bajo la figura de Distribuidor Autorizado y Representante de Negocios de grandes marcas mundiales en el territorio ecuatoriano.
OBJETIVO
La presente política comercial tiene como objetivo correlacionar las diferentes actividades y procesos comerciales internos de la compañía con las necesidades y expectativas de los clientes y el mercado, enfocado al desarrollo de las transacciones bajo principios claramente establecidos que den como resultado la satisfacción total en la relación comercial Inselec - Clientes.
El contenido del documento en sus diferentes capítulos es general para toda la actividad comercial, sea esta en relación directa Inselec – Cliente o a través de la plataforma de Comercio Electrónico Inselec/Store.
CONTENIDO DE LA POLITICA COMERCIAL
- SOBRE LA CALIDAD Y LOS SITEMAS DE GESTION
Un pilar fundamental dentro de la operación de Inselec, es el Sistema de Gestión de Calidad de sus diferentes procesos. Su Planta Industrial, la Dirección y Administración, la Logística, el Talento Humano, el Sistema Financiero – Contable, la Gestión de Tecnología Informática, sumado a los procesos de Marketing y Ventas, cuentan con la Certificación de Gestión de Calidad ISO 9001 2015.
Complementando estos procesos, también brindamos especial atención y asignamos los recursos necesarios a los sistemas de gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, así como al Cuidado del Medio Ambiente.
Lo anterior garantiza una interacción segura y efectiva de las partes interesadas dentro y fuera de la compañía.
Adicionalmente, los diferentes productos de fabricación propia, bajo la marca BEAUCOUP, cuentan con CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD, SELLO DE CALIDAD INEN. Documentos Normativos de Referencia IEC 62208: 2011, NTE INEN 2568: 2010.
Los productos comercializados bajo importación cumplen con las Certificaciones y Estándares Internacionales, aplicables en el territorio ecuatoriano.
- SOBRE LOS MERCADOS Y SUS SEGMENTOS
Todas las actividades de Inselec, su planta de producción, el portafolio de oferta de productos locales e importados, la orientación de su plan estratégico operativo, la comunicación y estrategias de marketing y ventas, están enfocados a cubrir los requerimientos y necesidades de los mercados y segmentos del país.
Los siguientes son los mercados y segmentos a los cuales hacemos referencia:
- SOBRE LA FIDELIZACIÓN Y SATISFACCIÓN CLIENTES
Inselec dentro de su estrategia comercial, pone especial atención a la fidelización y satisfacción de los clientes. Estamos convencidos que nuestra gestión comercial es perdurable y sostenible en el tiempo gracias a una cartera de clientes fiel y totalmente satisfecha, interesados en lo que nosotros sabemos hacer. El espíritu de Inselec es hacer negocios seguros, evitando riesgos y aprovechando oportunidades. Todo esto encaminando al fortalecimiento del principio básico del beneficio mutuo Inselec – Clientes.
La velocidad de respuesta, el asesoramiento y soporte técnico, el conocimiento (capacitaciones), la calidad, la oferta, la garantía, la disponibilidad, la cobertura, los acuerdos comerciales, etc., son atributos reconocidos por los clientes y apalancan la fidelidad.
El índice de satisfacción clientes, es un indicador estratégico para la compañía. Su seguimiento es responsabilidad directa de la Gerencia General y es tomado en cuenta dentro de los planes de empresa, asignación de recursos y oportunidades de mejora. La medición se realiza semestralmente (encuesta de satisfacción), el objetivo planteado es >90% (clientes muy satisfechos y satisfechos).
El tratamiento para clientes insatisfechos es individual, identificando el caso y desarrollando y ejecutando un plan de acción de mejora. La medición de los resultados y evidencias se identifican en la encuesta de satisfacción del siguiente periodo.
- SOBRE LA OFERTA.
La diversidad de oferta de productos y soluciones que comercializa Inselec, se nutre de dos fuentes principales:
4.1. Una planta industrial propia, en donde se investiga, desarrolla y produce una amplia gama de productos y soluciones integradas que salen al mercado bajo la marca BEAUCOUP.
4.2. Complementa la oferta, la distribución autorizada de productos y soluciones de grandes marcas del mundo, abasteciendo el mercado local a través de la importación directa bajo el respaldo y la garantía de los diferentes fabricantes.
A través de estos dos canales de abastecimiento, Inselec garantiza a sus clientes la disponibilidad permanente o la reposición en sus bodegas de los productos y soluciones de mayor demanda.
Nota: La disponibilidad de productos para el suministro a través de nuestra Plataforma de Comercio Electrónico Inselec/Store, será visible en el momento de la selección. Una vez confirmada la disponibilidad y haber seleccionado el lugar de entrega, el cliente será informado sobre el plazo de entrega.
- SOBRE LA LOGISTICA Y CENTRO DE ATENCIÓN CLIENTES (CAC)
Inselec, cuenta con 3 centros logísticos de distribución, despacho y CAC, ubicados en las principales ciudades del país.
5.1. Dirección.
Casa Matriz Quito: Av. de los Arupos E1-170 y Panamericana Norte Km 5 ½.
Filial Guayaquil: Av. Martha Bucaram km 6 ½ Vía a Daule.
Filial Manta: Centro Comercial Sandy, Calle13.
5.2. Horario de Atención.
Lunes a viernes de 8h30 – 17h00
5.3. Sobre la entrega.
La entrega de los materiales objeto de una venta, se realiza directamente en el mostrador o en la zona de carga de las bodegas en el caso de entrega en sitio.
Bajo condiciones especiales, se contemplan entregas a domicilio a nivel nacional, utilizando los medios de transporte propios de Inselec para Quito, Guayaquil y Manta o bajo contratación de medios de transporte externos a las principales ciudades del país
5.4. Condiciones especiales de entrega.
La entrega a domicilio dentro del perímetro urbano de la ciudad de Quito,Guayaquil y Manta no tiene costo, para pedidos superiores a USD. 300.Aclarando que para entregas sin costo a los valles en la ciudad de Quito o a Durán en Guayaquil, el monto mínimo debe ser de USD. 500. Si el monto no llega a este valor, la entrega obligatoriamente se hará en nuestra bodega.
La entrega a domicilio fuera del perímetro urbano de Quito,Guayaquil y Manta no tiene costo para pedidos superiores a USD. 500.En el caso de las Provincias del Oriente y Loja, con un monto mínimo de USD. 1.000, el flete será cubierto el 50% por INSELEC y la diferencia por el cliente; para montos inferiores de compra, el flete lo cubrirá el cliente al 100%. El transporte será de compañía externa de carga compartida. Los valores indicados, son netos, sin incluir IVA. Si el monto no llega a este valor, la entrega se hará obligatoriamente en bodegas de Inselec en Quito,Guayaquil y Manta.
Para los Distribuidores Autorizados y Clientes de Compras Repetitivas, los términos de flete por envío a domicilio forman parte de los acuerdos comerciales.
La entrega a domicilio (dirección que se encuentra registrado en el sistema) de proyectos especiales de gran volumen que amerite la contratación de medios de transporte exclusivos (no carga compartida). Será acordada con los clientes para cada caso puntual y formará parte del documento contractual para la firma. También se debe tomar en cuenta que, para estos casos, la entrega a domicilio se hará sobre plataforma de camión.
5.5. Finiquito de entrega.
La entrega de los productos, objeto de una transacción de Compra – Venta, para el caso de un contrato formal, quedará finiquitada y legalizada con la firma de un acta de entrega y recepción a satisfacción. Para el caso de orden de compra, la entrega queda legalizada con la firma recibí conforme de la guía de remisión.
5.6. Términos de entrega de productos adquiridos a través de la plataforma de Comercio Electrónico Inselec/Store.
En la plataforma de Comercio Electrónico Inselec/Store, el cliente escoge la modalidad de entrega de acuerdo a su conveniencia, siendo las opciones:
a) Retiro de almacén: CAC Quito, CAC Guayaquil o CAC Manta)
b) Entregas a domicilio: el tiempo de entrega se realizará en un plazo de 2 a 5 días, dependiendo de la distancia que el transporte deba recorrer para realizar la entrega y el valor del flete será calculado por la plataforma de acuerdo a la distancia que deba recorrer el transporte desde el CAC más cercano.
5.7. Finiquito de entrega de productos adquiridos a través de la plataforma de Comercio Electrónico Inselec/Store.
La entrega quedará finiquitada y legalizada con la firma de un acta de entrega – recepción a conformidad en el caso de ser necesario o la firma recibí conforme de la guía de remisión.
5.8. Sobre el embalaje.
Cualquier producto objeto de una transacción de venta por parte de Inselec, es despachado utilizando el embalaje necesario para garantizar la integridad del material
durante todo el proceso hasta su destino final. Es responsabilidad del comprador la revisión y verificación del recibo de los productos en perfectas condiciones, incluyendo su embalaje antes de la firma de recepción.
- PLAZO DE ENTREGA
El plazo de entrega se determinará para cada transacción de compra – venta caso por
caso, sea para despacho en nuestros centros logísticos de Quito,Guayaquil y Manta o para entrega a domicilio a nivel nacional.
El plazo de entrega de productos adquiridos a través de nuestra plataforma de Comercio
Electrónico Inselec/Store, será informado en el momento de ejecutar la compra.
- FACTURACIÓN
Absolutamente todas las transacciones de venta ejecutadas por Inselec, están sujetas a la facturación respectiva y se ajusta imperativamente a las leyes ecuatorianas relacionadas a los procesos de compra – venta de productos, materiales y servicios.
La factura correspondiente a cada transacción contempla las condiciones comerciales
acordadas con el comprador. Para cada caso, el documento incluye: cantidad por item, valores unitarios, descuentos (en el caso de aplicarse), valor base, IVA (impuesto al valor agregado), valor total. Condiciones de pago. Datos de identificación de comprador y vendedor. Inselec, cumple con el procedimiento de facturación electrónica.
La factura, es el documento indispensable para avalar la transacción de compra – venta. No es posible la salida de productos y materiales de las bodegas sin haber cumplido el proceso de facturación.
La factura correspondiente a una transacción de compra - venta, le otorga el derecho al comprador sobre el producto adquirido.
Nota: Para venta de productos a través del portal de Comercio Electrónico Inselec/Store, la emisión de la factura a favor del comprador le confirma que la transacción fue exitosa; desde la selección del producto, aceptación de las condiciones de venta, confirmación del proceso de pago, aceptación de los términos logísticos, etc.
- PRECIOS
Los precios de los productos que comercializa Inselec, se encuentran registrados en el Módulo de Facturación del Sistema Informático Interno. Adicionalmente, para conocimiento de los clientes y público en general, la lista de precios se comunica a través de medios impresos (listas de precios en papel) y listas de precios digitales.
Los precios indicados son en términos de Precio de Venta al Público (PVP), NO incluyen IVA y están sujetos a cambio sin previo aviso.
Los precios para la venta a través de la plataforma de Comercio Electrónico Inselec/Store, son visibles para cada producto y están fijados en términos de precio neto de venta, NO incluyen IVA y están sujetos a cambio sin previo aviso.
8.1. Precios de productos especiales y soluciones.
Para la venta bajo pedido de productos especiales y soluciones, el precio será determinado bajo una cotización formal, la misma que será aceptada por el cliente. La cotización incluirá además las condiciones comerciales especiales para cada caso, tales como: forma de pago, plazo de entrega, lugar de entrega, plazo de validez de la oferta, descuentos especiales (si es el caso) y otras condiciones especiales acordadas con el cliente.
Para montos superiores a USD. 3000, la aceptación por parte del cliente de la cotización y las condiciones comerciales y logística, quedará obligatoriamente evidenciada en un contrato de compra – venta formal.
- POLITICA DE DESCUENTO
A partir de las listas de precios descritas en el capítulo 8, Inselec tiene claramente establecida una Política de Descuentos e incentivos con el propósito de privilegiar la fidelización en la relación comercial con sus clientes. Los siguientes son los aspectos tomados en cuenta para este tratamiento:
- Ser Canal de Distribución Autorizado, estas compañías tienen una cuenta creada en Inselec, con acuerdos y condiciones comerciales establecidas incluyendo niveles de descuento de acuerdo con esta categoría.
- Ser cliente de compras repetitivas, estos clientes tienen una cuenta creada en Inselec, con acuerdos y condiciones comerciales establecidas incluyendo niveles de descuento de acuerdo con esta categoría.
- Al ser cliente de compras esporádicas, no existen acuerdos, condiciones comerciales ni niveles de descuento preestablecidos. La venta es puntual, normalmente de contado, el nivel de descuento se determina para cada caso.
Para los tres tipos de clientes, los niveles de descuento son diferenciados y responden a los siguientes factores:
- Volumen de compras.
- Cumplimiento de objetivos.
- Nivel de fidelización.
- Bodegas con stock propio de productos Inselec.
- Estrategias temporales de descuento por: promociones, acelerador de ventas, reducción de inventarios, etc.
Para ventas a través de la plataforma de Comercio Electrónico Inselec/Store, el precio indicado para cada producto es precio neto de venta. Sin embargo, el valor determinado responde a una estrategia interna muy dinámica y variable para generar posicionamiento y competitividad. Las acciones especificas son comunicadas en Inselec/Store, de una manera muy visible con mensajes impulsores para la compra y la venta.
- TERMINOS Y CONDICIONES DE PAGO
Los términos y condiciones de pago establecidos por Inselec para cualquier transacción de compra venta, se detallan a continuación:
10.1. Para los Distribuidores Autorizados Inselec y Clientes de Compras Repetitivas, los términos y condiciones de pago se hallan determinados en los Acuerdos y Condiciones Comerciales registradas para cada cliente. Para los clientes esporádicos o nuevos, los términos de pago son de contado.
10.2. Los medios de pago aceptados por Inselec, para todas las transacciones de compra venta, son los siguientes: pago en efectivo con moneda de curso nacional, transferencia bancaria confirmada, tarjetas de débito o crédito autorizadas y con periodo de validez vigente.
10.3. Para las transacciones de compra - venta a través de la plataforma de Comercio Electrónico Inselec/Store, los términos y condiciones de pago tienen las siguientes opciones:
- Pago seguro en línea, utilizando el botón de pagos disponible en la plataforma Inselec/Store. El medio de pago bajo esta modalidad será, transferencia bancaria o tarjetas de crédito o débito de cualquier operador autorizado. Un proceso sencillo y rápido lo guiará al cliente a un pago seguro. Un mensaje de transacción exitosa será enviado, junto a la factura electrónica y la confirmación de las condiciones de entrega previamente seleccionadas.
- Si el cliente seleccionó la opción de entrega directamente en los centros de atención clientes CAC en Quito, Guayaquil y Manta, entonces se puede elegir en la plataforma Inselec/Store la opción de pago en línea a través del botón de pago o directo al momento de retirar los productos en el CAC, con los medios de pago descritos en 10.2.
- SOBRE EL PAGO TOTALMENTE SEGURO
Inselec, en calidad de propietaria de la plataforma de Comercio Electrónico Inselec/Store, garantiza a sus clientes el pago seguro de su transacción, gracias a la altísima confiabilidad del sistema. Los pagos con tarjeta se realizan a través de Pagomedios, que permite pagar de forma totalmente segura, sin necesidad de crear una cuenta, gracias a su protocolo criptográfico SSL (Security Socker Layer, o “Capa de Conexión Segura”), uno de los más seguros del mercado.
En el momento de formalizar el pago se direcciona al cliente a una ventana segura de Pagomedios, apareciendo en la barra de dirección de su navegador http, un candado cerrado verde, que indica una conexión segura. Los datos bancarios, nunca son conocidos, debido a que viajan encriptados de entidad a entidad mediante la pasarela. Para evitar fraudes, recuerde que las entidades bancarias ni Pagomedios y menos aún Inselec/Store, nunca solicitarán su contraseña por correo electrónico.
- POLITICA DE GARANTIA
Todos los productos y soluciones que forman parte del portafolio de oferta de Inselec, están cubiertos por una Política de Garantía que protege al cliente ante posibles problemas de calidad originados por el fabricante o Inselec en calidad de proveedor.
Los siguientes son los términos y condiciones específicas para el tratamiento de garantías:
12.1. Es objeto de reclamo por garantía las siguientes causas: defectos de materiales o de fabricación, mal funcionamiento desde origen, desviaciones significativas de las características anunciadas para cada producto, daños producidos por mal manejo o destrucción de embalajes que impute a Inselec.
12.2. No es objeto de reclamos por garantía, problemas de calidad y mal funcionamiento generados por: manipulación incorrecta, sitios y lugares de instalación no recomendados, no aplicar de acuerdo con las instrucciones estipuladas en los manuales de usuario o en las tablas de características técnicas de los productos, daños producidos por efectos adversos de la naturaleza, descargas atmosféricas, lluvias, inundaciones, terremotos, incendios, etc. Efectos eléctricos adversos, sobrevoltajes, sobrecargas, cortocircuitos, armónicos, etc.
12.3. El periodo de garantía de los productos comercializados por Inselec es de 1 año, calendario a partir de la fecha de facturación. Bajo condiciones especiales, se pueden fijar periodos mayores.
12.4. El cliente comprador debe verificar minuciosamente las condiciones físicas del producto y embalaje en el momento de recibir, previo a la firma del documento recibí conforme. De haber novedades que ameriten no recibir el producto o recibir con observaciones, inmediatamente reportar. Para el efecto, está disponible un LIVE CHAT, que se puede acceder desde la Web Inselec o la plataforma Inselec/Store.
12.5. Los reclamos por garantía deben cumplir los siguientes requisitos:
- Estar vigente el periodo de garantía estipulado. (adjuntar factura de compra).
- Hacer el reclamo formal, completando el formulario para el efecto, disponible en la Web Inselec o en Inselec/Store.
- Enviar el producto físico.
12.6. Luego de cumplidos los requisitos del numeral 12.5, las respuestas resultado de un reclamo por garantía, se ajusta a los siguientes términos:
- Revisión de documentos y trazabilidad del producto.
- Análisis del informe enviado por el cliente.
- Revisión física y técnica del producto defectuoso.
- Informe y resultado. (8 días laborables a partir del recibo del reclamo adjuntando los requisitos).
- Para el caso de una respuesta positiva aceptando un reclamo por garantía, Inselec se reserva el derecho de reparar el producto defectuoso o la entrega de uno nuevo. Sin costo para el cliente.
- POLITICA DE DEVOLUCIONES
La Política de Devoluciones dentro de un proceso transaccional de Inselec, responde a lineamientos muy específicos que se detallan a continuación:
13.1. Son objeto de devolución productos que hayan sido despachados por error, referencias que no corresponden a las solicitadas.
13.2. Son objeto de devolución aquellos productos que corresponden a reclamos por garantía habiendo sido aceptados estos reclamos, previo el análisis correspondiente, de acuerdo con el capítulo 12 del presente documento.
13.3. Las devoluciones podrán hacerse efectivas, cumpliendo los siguientes lineamientos:
a.Envío del producto con la justificación de devolución (cumpliendo 13.1), al CAC de Inselec en Quito, Guayaquil y Manta.
b.Revisión de documentos y trazabilidad del producto en devolución.
c.Revisión física y técnica del producto en devolución (recibí conforme por parte de bodega).
d.Elaboración de la respectiva Nota de Crédito.
13.4. No se aceptará devolución de productos por los siguientes casos:
a.Después de 72 horas de recibido el producto
b.Error de pedido por parte del cliente.
c.Si el cliente final ya no desea el producto